PDFリンクメール

機能概要

月次報告書や看護サマリなどの利用者情報(帳票PDF)を高いセキュリティを保ちながら、メールで複数の関連機関に共有できる機能です。
“PDFファイルが閲覧できるリンク”を記載したメールを送信することにより、PDFファイルそのものをメールに添付して送信するよりも、より安全に情報が共有できます。

【メモ】 PDFリンクメールを使えば、通常のメールよりも安全に情報が共有できます。 PDFリンクの有効期限が設定できるため、利用者情報がインターネット上に残り続ける心配がありません。 送信後にリンクを無効にすることができるため、万が一送信する情報を間違えた場合でも閲覧されることを防止できます。 リンクが開かれたかどうかを「未読」「既読」で判断できます。 郵送の手間を省くことができ、ペーパーレス化にも繋がります。

画面概要

PDFリンクメール

①利用者ページからPDFリンクメール機能の画面を表示します。
②保存している下書きと送信済みのPDFリンクメールをタブで切り替えて確認できます。
③PDFリンクメールの新規作成画面を開きます。
（A）②で選択した一覧を表示します。
（B）下書きが編集できます。
（C）一覧の並び順を切り替えられます。

PDFリンクメール作成画面

④メールを送信する担当者・医師を選択します。
⑤メールを送信する帳票を選択します。
⑥入力内容を保存して送信します。

（D）送信先担当者・医師を絞り込みます。
（E）担当者名や医師名で検索します。
（F）チェックを入れた帳票のプレビューをPDF形式で表示します。
（G）提出日の期間を設定して送信する帳票を絞り込みます。
（H）送信するメールの本文に記載するメッセージを入力します。
（I）送信先担当者・医師がPDFリンクを開いて帳票を閲覧できる期限を設定します(デフォルトの確認期限は送信日の翌月末です)。
（J）送信先担当者・医師へ本人確認をするかどうかが設定できます。ONにするとPDFリンクを開いて帳票を閲覧する際、受信したメールアドレスの入力を求めます。
（K）作成した内容を削除して編集画面を閉じます。
（L）入力内容のプレビューを確認します。
（M）送信せず下書きとして入力内容を保存します。

機能

新しく作成する

利用者に関する帳票PDFファイルを開くためのリンクを各関連機関へメールで送信できます。
送信する際、複数の宛先や帳票が選択できます。

送信先担当者・医師

「送信先担当者・医師」では、[マスタメンテ]＞[連携機関マスタ]＞[関連機関]で登録された関連機関の担当者、および[医療機関]で登録された医療機関の医師が選択できます。
無効なアドレスが登録されている場合は送信先担当者が選択できません。

送信先担当者・医師の連絡先の登録

[マスタメンテ]＞[連携機関マスタ]で登録します。

【注意】 ・連絡手段として「email」または「携帯メール」を設定していない担当者は一覧に表示されません。 ・内容がメールアドレスでも、種類が「email」「携帯メール」以外は反映対象になりません。このため、下図のように「連絡先1」で連絡手段を「その他」を選択しているメールアドレスは送信先として選択できません。

複数のメールアドレスを登録している場合は、番号が若い連絡先がPDFリンクメールの送信先担当者・医師の「メールアドレス」に反映します。
※例えば「連絡先1」と「連絡先2」に別のメールアドレスが登録されている場合は、番号が若い「連絡先1」のメールアドレスのみ反映します。

【関連ページ】 担当者の追加方法は以下をご参照ください。 訪問看護電子カルテ iBow 操作ガイド マスタメンテ＞連携機関マスタ＞関連機関＞担当者追加

提出済み帳票

提出済みの帳票が表示されます。[絞り込み]で提出日の期間を変更して検索できます。

「提出済み帳票」で選択できる帳票は以下です。

1. 看護サマリ
2. 会議録
3. 事故/ヒヤリハット報告書
4. 情報提供書
5. サービス内容確認書
6. 看護記録書I
7. 褥瘡対策看護計画書
8. 看護計画書
9. 月次報告書
10. 看護記録書Ⅱ

メールアドレスの確認を求める

メールアドレスの確認を求める設定にすると、PDFリンクメールの受信者は、PDFのリンクを開く際に受信者本人のメールアドレスを画面に入力するよう求められます。
メールアドレスを入力することでメールの受信者の本人確認ができる仕組みとなっています。

詳細は本記事の目次より「受信者側の確認」を参照してください。

【メモ】 メール受信者の本人確認を行う設定をすることで、セキュリティがより強化できます。

下書き内容の確認

利用者ページの[PDFリンクメール]＞[下書き]から確認できます。

（O）保存した下書きを確認できます。
（P）保存した下書きを編集できます。

送信済み内容の確認

利用者ページの[PDFリンクメール]＞[送信済み]から確認できます。

送信したメールの詳細を表示します。

（Q）表示中のメールのPDFリンクを無効にできます。
（R）表示中のメールを削除できます。
（S）表示中のメールを編集して再送信できます。
（T）表示中のメールを再送信できます。

【注意】 帳票を差戻し再提出している場合は、内容をご確認の上送信してください。 ・[編集して再送信する]：再提出後の帳票を送信します。 ・[再送信する]：前回送信した帳票をそのまま送信します。

【メモ】 [リンクを無効にする]を押すと、そのメールの受信者がPDFリンクを開こうとしても「PDFリンクの有効期限が切れています。」と表示され、閲覧期限終了前であってもPDFの閲覧・ダウンロードができなくなります。

「送信先担当者・医師」では既読になった日時や送信先担当者・医師のメール確認状況を“既読”もしくは“未読”で確認できます。

【メモ】 ・既読：送信先担当者や医師が、受信したメールからPDFリンクページを開いた状態を指します。 ・未読：送信先担当者や医師が、受信したメールからPDFリンクページを開いていない状態を指します。 ※送信先担当者・医師が受信したメールを開いただけでは既読にはならず、PDFリンクを開いた時点で既読に変わります。

「提出済み帳票」では帳票の提出状況を“提出済”もしくは“差戻し”で確認できます。

【メモ】 ・提出済：その時点で帳票は提出済みの状態を指します。 ・差戻し：その時点で帳票が差戻しされている状態を指します(再提出後は“提出済”に変わります)。

受信者側の確認

送信先担当者・医師には、以下のようなメールが届きます。

メールの内容

件名：【iBow PDFリンクメール】＋●●様に関する書類＋事業所名 宛先：編集画面で選択した「送信先担当者・医師」 本文：帳票PDFを開くためのリンク 　　　編集画面の「メッセージ」で入力した文章（上図赤枠部分）と、自動で生成される定型文 署名：[マスタメンテ]で登録している事業所情報

 

（J）の設定をONに切り替えて送信した場合、受信者がメール内にあるPDFのリンクを押すと、「メールアドレスを入力してください」とのポップアップが表示されます。
「*メールアドレスを確認」にはメールを受信した本人(送信先担当者・医師)のメールアドレスを入力します。

【メモ】 上図の画面は、受信者がメールに記載されているPDFリンク(URL)を開いた際に表示される『受信メールアドレスの入力を求める画面』です。 （J）の設定をOFFにした状態で送信された場合は表示されません。

（U）PDFリンクページで帳票をPDF形式で開きます。
（V）開きたい帳票を選択します。