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iBow AI訪問予定・ルート スタートアップガイド
はじめに
このたびは、iBow AI訪問予定・ルート スタートアップガイドをご覧いただき、ありがとうございます。
訪問予定は各事業所が取り入れている訪問体制に沿って作成する必要があるため、AI訪問予定・ルートの初期設定も各事業所ごとに設定方法が異なります。
各事業所の訪問体制についての【ご質問】がありますので該当の項目を選択して設定方法を確認してください。
スタートアップガイド内にある「⚑」マークは、AI訪問予定・ルートを使いこなすための重要ポイントです。必ずご確認ください。
登録を順番に進めることで、AI訪問予定・ルートをマスターし、属人化の解消や効率的な訪問予定の作成をすることができます。
利用者マスタ
利用者マスタでは、AIでご利用者の訪問予定を自動生成するために必要な条件や情報を登録します。
AI予定生成ルール
頻度・時間・職種などの訪問予定を作成する際に必要なルールを設定する項目です。
AI予定生成ルールについては、「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪利用者マスタ≫」のAI予定生成ルールを参照してください。
個別設定
ご利用者ごとに訪問する職員や訪問しない職員の登録、カスタムルールの設定など、詳細を設定する項目です。
💡まずは、自分の事業所がどの訪問体制に該当するかを確認してみましょう。
自分の事業所の訪問体制に合わせた設定を行うことで、実際の訪問体制に合わせた訪問予定の作成を行うことができます。
下記の質問を参考に、事業所に合わせた設定方法を参照してください。
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【ご質問】 A：担当制 |
A：担当制の設定方法
今後の訪問予定の作成方針として、AI予定生成機能を使って自動で訪問予定を作成したいと考えているかどうかで設定方法が異なります。
💡担当制の事業所については、追加で下記の質問項目を参考に事業所に合わせた設定方法を参照してください。
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【ご質問】 A-a：今後はAI予定生成機能を活用しながら、訪問予定を作成していきたい |
A-a：今後AI予定生成機能を使おうと考えている
今後AI予定生成機能を使って訪問予定を作成したいと考えている場合は、各ご利用者の個別設定を行うことがおすすめです。
・訪問職員オプション設定
該当のご利用者を担当している職員に訪問予定を割り当てるために、「優先的に訪問する職員」を登録します。
AI予定生成を行った際に、担当の職員に優先的に訪問予定が割り当てられるようになります。
| ⚑指定された職員以外は訪問者にしない 担当の職員以外が訪問へ行くことがない場合、「指定された職員以外は訪問者にしない」にチェックを入れましょう。 AI予定生成で訪問予定を作成しても、担当の職員が不在の場合には、訪問予定が自動で割り当たることはありません。 生成後は訪問予定が「訪問者未設定」になりますが、必要に応じて手動で訪問日や訪問者を調整することができます。 |
・カスタムルール設定
担当者の引き継ぎ時にも訪問や看護内容の負荷を可視化できるため、将来的な活用をおすすめします。
必須の設定ではありませんが、職員ごとの訪問負荷の偏りを防ぎ、負荷を均等にするために便利な設定です。
ご利用者ごとに負荷の点数を設定することで、AI予定生成時に特定の職員へ負荷の大きなご利用者が集中しないよう、職員間の負荷が均等になるように予定を生成できます。
［ステーションマスタ］でカスタムルール名称を登録したうえで、ご利用者ごとに負荷の点数を設定し、AI予定生成を行います。
| ◎iBow関連ページ 「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪ステーションマスタ≫」＞カスタムルール名称 |
A-b：自分で訪問予定を作成したい
決まっている訪問ルートがあるため、自分で訪問予定を作成したい場合は、[ホーム]から予定を追加できます。
ホームの「訪問予定を作成」を参照してください。
| ⚑[ホーム]から訪問予定を追加する際に、AI予定生成ルールも同時作成されるので、いつでもAI予定生成機能を利用できるようになります。 |
B：チーム制の設定方法
チーム制の事業所の場合は、AI予定生成機能を使うために、各ご利用者の個別設定を行うことがおすすめです。
・訪問職員オプション設定
該当のご利用者をチームの職員の中から訪問予定を割り当てるために、「優先的に訪問する職員」を登録します。
AI予定生成を行った際に、チームの職員の中から優先的に訪問予定が割り当てられるようになります。
| ⚑職員を選択する際は、［グループ］を活用できます。 同じチームの職員をあらかじめ同じグループに登録しておくことで、グループを選択するだけで、所属する職員全員をまとめて選択できます。 複数の職員を一人ずつ探して選択する手間を省けるため、職員選択の工数を削減できます。 
[グループ]の登録は、iBowの[マスタメンテ]から行います。登録方法については、関連iBowヘルプを参照してください。
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⚑指定された職員以外は訪問者にしない |
・カスタムルール設定
訪問や看護内容の負荷を可視化できるため、将来的な活用をおすすめします。
必須の設定ではありませんが、チーム内の訪問負荷の偏りを防ぎ、負荷を均等にするために便利な設定です。
ご利用者ごとに負荷の点数を設定することで、AI予定生成時に特定の職員へ負荷の大きなご利用者が集中しないよう、職員間の負荷が均等になるように予定を生成できます。
［ステーションマスタ］でカスタムルール名称を登録したうえで、ご利用者ごとに負荷の点数を設定し、AI予定生成を行います。
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◎iBow関連ページ |
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⚑カスタムルールを設定しておくと対応の負荷を数値化することができ、[ホーム]で各職員の負荷の点数を確認することができます。 [ホーム]でのカスタムルール合計数値の確認方法については、「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪ホーム≫」の職員名〇/〇や職員名 数字、カスタムルールスコアカラーを参照してください。 |
C：誰でも介入可能な場合の設定方法
誰でも介入可能な場合は、AI予定生成ルールを作成するだけでも予定を生成できますが、ご利用者によって訪問者に制限があったり、訪問の負荷が偏らないよう調整が必要な場合もあるため、個別設定を活用してください。
・訪問職員オプション設定
全てのご利用者に対し、全ての職員が分け隔てなく介入している事業所の場合は、「訪問職員オプション設定」の登録は基本的に不要です。
AI予定生成を行う際に、該当のご利用者に対して「優先的に訪問する職員」や「訪問しない職員」を登録することができる項目です。
訪問しない職員
該当のご利用者に対して訪問に行かない職員がいる場合は、「訪問しない職員」にチェックを入れることができます。
例えば、職員が研修中でまだ該当ご利用者の担当をすることができない場合などに設定すると、その職員には訪問予定が割り当てられないようになります。
なお、今後職員が該当のご利用者を訪問することができるようになった場合は、「訪問しない職員」のチェックを外すことで、訪問予定が割り当てられるようになります。
・カスタムルール設定
必須設定ではありませんが、負荷の偏り防止や各職員のスキル向上を目的として、将来的に登録することをおすすめします。
誰でも介入可能な事業所の場合は、[ステーションマスタ]でカスタムルール名称を登録した上で、個別設定のカスタムルールを登録し、AI予定生成を行うと、職員ごとの負荷が均等になります。
| ◎iBow関連ページ 「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪ステーションマスタ≫」＞カスタムルール名称 |
ステーションマスタ
訪問予定をどのような基準で組むか、事業所の運用に合わせた予定を組めるように、AIでご利用者の訪問予定を生成するために必要な基本ルールを設定します。
それぞれの機能がどのような項目になるかは、「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪ステーションマスタ≫」を参照してください。
移動時間インターバル
次の移動をするまでの作業時間を何分間確保するかを設定する項目です。
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⚑ 最初は「3分間」など短い時間に設定しましょう。 |
昼休憩
事業所ごとに、決まった昼休憩の時間帯を確保できるように設定する項目です。
昼休憩設定をONにすると、昼休憩として1時間の空き時間を確保します。
⚑その日の訪問予定によって休憩時間が前後する場合は、「12:00～15:00」など、時間の幅を広めに設定しましょう。 幅を持たせて設定をすることで、前後の訪問に応じて休憩時間が決まるようになり、必ず昼休憩の時間帯でも訪問者が割り当てられやすくなります。 |
AI予定生成時 訪問職員割当ベース設定
職員がどの日のどの時間に介入が可能かを、AIが判断するために登録する項目です。
| ⚑基本的には、「シフトベースで作成」を選択することがおすすめです。 ・ iBowの[シフト登録]やiBow KINTAIでシフトを使用している場合は、「シフトベースで作成」を選択してください。
・職員全員が常勤であり、全ての曜日で全職員が出勤している場合は、「営業日・営業時間ベースで作成」を選択してください。 |
一般的な移動速度設定
移動時間の目安となる速度を登録する項目です。
設定した移動手段を元に、AIが移動時間を算出し、訪問予定を生成します。
| ⚑ 訪問者によって移動手段が異なる場合は、1番遅い移動手段を選択しましょう。 AIでの自動作成を実施した際に、1番遅い移動手段で移動する職員でも、十分な移動時間を確保できるようになります。 |
カスタムルール名称
設定が必要な項目ではありませんが、将来的に登録することをおすすめします。
カスタムルールの合計数値が高いご利用者ほど、訪問者を分散して訪問予定を作成することができるため、職員の負担軽減につながります。
[利用者マスタ]で各ご利用者に負荷の点数を登録するために、名称を設定します。
カスタムルールについての使用方法等は「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪ステーションマスタ≫」のカスタムルール名称をご確認ください。
| 登録例 対応の負荷が高いご利用者の基準となるものを設定しましょう。 ・環境整備度(清潔・不潔) ・身体的ハラスメント ・言語的ハラスメント ・肉体的疲労 ・精神的疲労 ・医療依存度 |
AI予定生成
ステーションマスタや利用者マスタで設定したデータを元に、AIが予定を自動生成します。
4つの項目を設定するとAIを活用して訪問予定のルートも含めて生成します。
各項目について詳細は「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪AI予定生成≫」を参照してください。
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①予定生成期間の設定 |
予定生成する期間は、最長で1か月の訪問予定を生成できますが、細かい期間を見直せるように、1日分、1週間分と短期間の訪問予定の生成も可能です。 | ||
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| ②対象職員の選択 |
全ての職員や、全てのご利用者を選択する必要はありません。
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| ③予定生成対象者の選択 | 「予定生成対象者」も「対象職員」と同様に、[グループ]を活用することができます。 | ||
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| ④予定を生成する |
[予定を生成する]を押すと表示されるポップアップ内で[予定生成履歴を確認する]を押すと、AI訪問予定・ルートの[予定生成履歴]画面に移動することができます。
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予定生成履歴
「AI予定生成」で生成した予定生成履歴を確認したり、生成された訪問予定の調整・確定ができます。
各機能の詳細は、「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪予定生成履歴≫」を参照してください。
AI訪問予定生成履歴
「利用者マスタ」や「ステーションマスタ」で登録したルールを元にAIが自動作成した予定を確認し、必要に応じて訪問時間、訪問者の変更を行います。
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⚑[予定生成履歴]の操作を行う日以降の期間に該当する予定生成履歴については、編集を行うための鉛筆マークが表示されます。 自動生成した予定については、編集期間を過ぎると編集ができなくなるため、再度AI予定生成を行ってください。 |
訪問予定の調整
生成された訪問予定の訪問者や訪問時間などは、2つの方法で変更することができます。
調整方法① ドラッグ＆ドロップ
表示された予定は、長押して予定を移動させること(ドラッグ＆ドロップ)で訪問日・訪問者の変更ができます。
調整方法② 編集
訪問時間や訪問者の職種など、詳細の変更や削除が必要な場合は該当の予定を押して、「プレビューを編集する」の画面から更新できます。
| 調整可能な項目 ・主訪問者 ・同行者 ・訪問時間 ・訪問メモ |
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◎関連iBowヘルプ |
訪問予定の確定
調整した訪問予定を［ホーム］などに反映するには、［訪問予定を確定］を押します。
訪問予定の調整が完了しておらず、一時的にプレビュー画面を離れる場合は、［下書きを保存］を押してから[もどる]を押してください。
保存した調整内容は、［予定生成履歴］から再度確認・編集できます。
お試しでAI予定生成をしたい場合は、訪問予定の確定は行わないようにしましょう。
| ⚑ iBowの[訪問予定管理]と[AI訪問予定・ルート]は同時使用できません。 [AI訪問予定・ルート]とiBowの[訪問予定管理]は、予定情報を共有しています。 iBowの[訪問予定管理]やご利用者ページの[ホーム]で訪問予定を登録していた場合、[AI訪問予定・ルート]の[予定生成履歴]で訪問予定を確定すると、[予定生成履歴]で確定した訪問予定に上書きされます。 |
ホーム
作成した訪問予定の確認や、訪問予定ルートの確認ができます。
各機能の詳細は、「iBow AI訪問予定・ルート ユーザーガイド ≪ホーム≫」を参照してください。
予定の作成
現在は決まっているルートがある場合や、AI予定生成後に追加で訪問予定を作成したい場合は、2つの方法で登録することができます。
登録方法①
[新規作成]→[訪問予定]を押し、「訪問予定新規作成」画面より訪問予定を登録することができます。
登録方法②
ホーム画面にて予定を登録したい日を押すと、表示された「訪問予定新規作成」画面より訪問予定を登録することができます。
例えば、ホーム画面→[職員view]の[週]から「訪問予定新規作成」画面を開くと、あらかじめ「主訪問者」、「期間」、「訪問時間」が入力された状態で訪問予定を登録することができます。
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⚑ホーム画面から訪問予定を作成した場合、[利用者マスタ]の[AI予定生成ルール]が自動で作成され、各ご利用者のAI予定生成ルールを登録する必要がなくなります。 |
訪問予定の調整
AI自動生成を行い訪問予定の確定した後に、急な訪問予定の変更がある場合は、2つの方法で変更することができます。
調整方法① ドラッグ＆ドロップ
表示された予定は、長押して予定を移動させること(ドラッグ＆ドロップ)で訪問日・訪問者の変更ができます。
調整方法② 編集
訪問時間や訪問者の職種など、詳細の変更や削除が必要な場合は該当の予定を押して、「プレビューを編集する」の画面から更新できます。
| 調整可能な項目 ・主訪問者 ・同行者 ・訪問日 ・訪問時間 ・職種（主訪問者） ・職種（同行者） ・訪問種別ラベル ・サービス種別ラベル ・訪問メモ |
⚑調整を行う際は、[職員view]から行ってください。 他の職員の訪問予定や事業所予定の空き状況を見ながら、訪問予定を調整をすることができます。 また、ホームに表示する内容を変えることでより調整作業を効率化できます。 詳細は下記の関連iBowヘルプを参照してください。
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| ⚑ホーム画面から訪問予定を調整した場合、[利用者マスタ]の[AI予定生成ルール]が分割され、AI予定生成を再度行った場合も、その内容が保持されます。 [AI予定生成ルール]の分割については、「【ノート】押さえておくと安心＞予定を変更する時の挙動」を参照してください。 |
訪問予定ルートの確認
訪問予定の作成後、[ホーム]または[本日の予定view]から確認できます。
・ホーム
[職員view]→[日]を選択します。
職員様名の横にある「
」のマークを押すことで表示されます。
・本日の予定view
[本日の予定view]→[日]・[月]それぞれ選択のうえ、表示する日を選択します。
該当の日の選択が出来たら、[ルートを開く]を押すことで表示されます。
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⚑1日の訪問する順番や、移動距離、移動時間がわかることで職員本人は1日の介入イメージが湧きやすくなります。 |
事業所予定の追加
[新規作成]→[事業所予定]より、訪問予定以外の予定を「事業所予定」として登録ができます。
会議等の事業所予定をiBowのカレンダーやAI訪問予定・ルートに登録を行えばその予定時間を避けて、訪問予定の自動生成を行うことができます。
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⚑AI訪問予定・ルートで作成した事業所予定は、iBowの[カレンダー]や[訪問予定管理]にも反映します。
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[AI訪問予定・ルート]のスタートアップガイドは以上です。
